성균관대 구글 Gsuite

2018년 2월 7일에 발표된  New ways to comment on Microsoft files (and more) in Google Drive  내용입니다. 구글 드라이브와 구글 문서의 가장 큰 장점은 협업기능입니다. 하나의 문서에 여러명이 동시에 같이 문서작성을 할 수 있고, 다른 사람의 문서에 자신의 의견을 그 위치에 댓글로 작성할 수도 있습니다. 기존에 PPT 양식을 나눠주고 각자 작성해서 파일을 합치는 것과 비교를 하면 작성하면서 다른 사람이 작성하는 내용을 함께 참고할 수 있기 때문에 소통이 빠르고 불필요한 단계를 줄일 수 있습니다. 가장 쉽게 설명하자면 큰 백지에 같이 하나의 그림을 그린다고 보면 될 거 같습니다. 우리 모두는 협업을 배운적도 실행한 적도 없어서 처음에는 좀 당황스럽지만 생산성이 높아지는 것을 금방 체험할 수 있고 곧 적응하게됩니다 함께 일하는 즐거움을 느낄 수 있습니다. 물론 문서를 작성하는 작업은 힘든 작업이지만요. 단 수직적인 직장구조에서는 오히려 생산성에 안좋을 수 있고 수평적인 구조에서는 효과가 좋습니다. 구글의 협업기능이 좋지만 구글 문서에만 해당되는 내용이고 사람들이 많이 사용하는 MS 오피스 문서나 PDF로는 사용하기 어려웠습니다. 특히 한국에서 많이 사용하는 HWP은 더더욱 어려웠죠. 이번에 제공하는 기능은 MS 오피스문서(DOC, PPT, XLS)과 PDF, HWP에도 댓글을 달 수 있는 기능입니다. 방법은 해당 드라이브에 문서를 올리고 '미리보기'를 한 이후에 새창으로 보기에서 해당 위치를 클릭하고 댓글을 달면 됩니다. 아래 그림을 참고하세요 1. 구글 드라이브에 문서를 올립니다. 2. 해당 문서의 오른쪽 마우스를 눌러서 '미리보기' 메뉴를 선택합니다. 3. 미리보기상태에서 우측 상단 Ξ 메뉴를 클릭하여 '새창으로 열기'를 선택합니다. 4. 댓글을 원하는 부분을 선택한 후에 댓글 버튼을 눌러서 댓글을 작성합니다. 5....

기업내 문서가 많아지면 원하는 문서에 대한 검색이 생각만큼 쉽지 않습니다. 여러가지 키워드와 작성자 및 수정일을 이용한 검색보다 폴더를 지정해서 검색하는 것이 효과적입니다. 이런 편리한 기능은 기존의 검색엔진에서 구현하기는 어렵습니다. 이번에 구글 드라이브에 추가된 폴더내 검색기능은 원하는 폴더를 지정한 후 해당 폴더에서만 검색을 할 수 있습니다. 강력한 구글 검색파워를 이용하기 때문에 빠르고 정확하게 검색할 수 있고, 대용량 검색을 지원합니다. 기존 설치형 검색엔진 처럼 데이타가 많아지면 검색이 느려지거나 지속적인 검색 인덱스 튜닝의 필요성이 없습니다. 기업내에서 많은 컨텐츠를 쉽게 찾기 위해서 그동안 솔루션을 포함해서 많은 노력을 했었습니다. 문서가 가장 많았던 의약품관련 산업 및 회사에서는 몇십개의 태그를 이용하여 관리를 했었습니다. 하지만 문서가 많아지고 담당자가 몇번 바뀌면 어디에 문서가 있는지 찾기가 어렵습니다. [그림] 해당 폴더 선택후 메뉴에서 폴더내 검색 선택 [그림] 폴더내에서 키워드 검색 [그림] 사용방법 시연 관련내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2018/01/search-within-folder-in-google-drive.html?m=1&_utm_source=1-2-2

관련링크 : http://m.zdnet.co.kr/news_view.asp?article_id=20171220114817#imadnews 크롬북에서 MS 오피스를 지원한다는 내용입니다. 크롬북 사용시 오피스문서 사용에 제약이 있었으나 크롬북을 이용하여 학계 게정을 이용하면 MS 오피스도 자유롭게 이용할 수 있습니다. 크롬북 소개 :  https://poin2.co.kr/chromebook-11c MS Office 365 이용 :  https://products.office.com/ko-KR/student/office-in-education?ms.officeurl=getoffice365